LA COMUNICACIÓN INTERNA EN LAS MEDIANAS EMPRESAS ¿CÓMO FUNCIONA?

Hoy hemos podido hablar con Manuel Jiménez para que nos cuente cómo funciona la comunicación interna de su empresa. Manuel es operativo del servicio de grabación de cuentas anuales de empresas y tasaciones en FK2.

FK2 es una empresa afincada en Toledo que pertenece al Grupo Liberbank. Desde aquí, se encargan de gestionar y transformar las operaciones y funciones de servicios que lleva a cabo el banco, brindando servicios de cuentas, administración de valores y fondos y otros servicios de infraestructura que necesite la entidad bancaria.

Manuel nos comenta que en la empresa se emplean diversas herramientas y técnicas de comunicación, entre las que pueden destacar la promoción del diálogo entre los responsables y los empleados, las aulas de formación, las conferencias presenciales y obligatorias, los correos electrónicos institucionales o las reuniones, tanto por departamentos como más generales, entre otras cosas. Destaca también que la comunicación entre empleado y responsable es sencilla, fluida, recíproca y muy rápida, con una respuesta casi instantánea, lo que supone que la comunicación y la relación entre ambos sea muy cómoda y positiva.

En cuanto a la comunicación descendente, la que realizan los responsables o superiores con sus empleados, puede darse de distintas maneras. Manuel nos comenta que, en este caso, el directivo se comunica con los empleados por medio de correos electrónicos corporativos de la empresa. Ahí se les informa de todo: próximos eventos obligatorios, reuniones, cambios importantes... En el caso de que se necesite de ellos de una forma más directa, es el responsable directo quien les comunica esto. Para que el responsable contacte con ellos, suelen usar la plataforma 'Teams', en el caso de que sea una cosa rápida y sencilla que no corra prisa. "Estamos divididos por departamentos aunque luego tengamos un chat general por si alguien necesita algo de otro departamento". En esta plataforma, también pueden acceder a otras informaciones sobre la empresa o informaciones personalizadas por departamentos. Además, nos menciona que ahora están en proceso de cambio y prueba con otra plataforma de comunicación, 'Slack'. "Si necesitamos que algo quede constancia de forma más oficial o es una cuestión más larga y necesita un contacto más continuado, siempre usamos el correo electrónico institucional".

Por otra parte, la comunicación ascendente, que es aquella que se da desde los empleados hacia sus responsables, es igual de cómoda y sencilla que a la inversa, según nos afirma Manuel. Como ya ha mencionado anteriormente, los empleados pueden comunicarse muy fácilmente con sus responsables sobre cualquier aspecto directamente a través del 'Teams'. Por lo general, no se suelen comunicar directamente con el directivo de la empresa. En el caso de que un empleado necesite comunicarse con el directivo de la empresa, se suele poner en contacto con su responsable superior y este con el directivo. “Podríamos decir que siempre nos comunicamos de ‘arriba abajo’”. Según cuenta Manuel, “tenemos trabajo presencial tres días a la semana y teletrabajamos otros dos, que van variando según la semana. Los días de presencialidad la comunicación es más rápida y directa, porque si no obtienes respuesta, te levantas de tu mesa y te acercas a su despacho o a su puesto sin ningún problema. Pero los días de teletrabajo, rezamos por no tener ningún inconveniente que se deba solucionar rápido, sobre todo relacionado con conexiones o tecnología, ya que hay veces que si pillas a tu responsable, compañero, o de quién necesites, en un descanso, con un corte de luz… Puede ser que tarden mucho en responderte y solucionar el problema.”

Manuel nos dice que realmente en su empresa se da mucha importancia a la comunicación ascendente, ya que consideran muy importante el conocer cómo funciona la organización desde la perspectiva de sus empleados y conocer sus opiniones y necesidades es prioritario, para mejorar siempre. “Para recoger nuestras opiniones y sugerencias, lo habitual es tener reuniones personales trimestrales, o incluso mensuales, con nuestro responsable donde se nos plantean distintas cuestiones y se conocen nuestras opiniones y formas de afrontar determinadas decisiones que se van tomando”.

Por último, la comunicación horizontal es aquella que tiene lugar entre las personas que ocupan el mismo nivel, en este caso será la de los empleados. En este caso, se trata de que exista cooperación y colaboración entre todos los empleados para que el trabajo se realice con los mejores resultados posibles. Esta comunicación puede llevarse a cabo mediante formas más variadas: WhatsApp, correo, mensajes, llamadas, comunicación en persona… Como dice Manuel, normalmente esta es la comunicación más sencilla, ya que se trata simplemente de tener una relación cordial con el resto de empleados que comparten tus mismas tareas, y a pesar de que siempre puede haber diferencias, se tratan de resolver lo antes posible para evitar que interfieran en la buena práctica del trabajo. “En este caso, entre los compañeros del mismo departamento, también tenemos un chat grupal en WhatsApp para asuntos más genéricos o si necesitamos que todos estemos enterados del mismo mensaje”.

Para acabar, le hemos planteado la cuestión de que si él considera que la comunicación fluye bien en su empresa y nos ha afirmado que “afortunadamente sí, disponemos de multitud de herramientas extremadamente accesibles y sencillas para ello”.